辦公家具采購需要注意的7個方面

辦公家具采購看起來簡單其實是一項復(fù)雜的工程，因為包含的采購品目很多，而且大家都希望采購到自己滿意的產(chǎn)品。但是其實是很難做到的公平性、競爭性和產(chǎn)品質(zhì)量往往難以保證。下面有7點辦公家具采購需要注意的事項大家可以參考。

1、正確選擇采購方式

為保證質(zhì)量，只要時間允許盡可能采用公開招標方式，包括限額以下的項目。采用公開招標方式并選擇綜合評分法，以避免惡意競價或低價低質(zhì)中標。若因時間原因須采用非公開招標方式采購的，則盡可能將材質(zhì)技術(shù)指標和功能要求做細做實，另外，在外觀尺寸上要允許有一定的誤差范圍，且在詢價通知書或談判文件中明確驗收方式，以便適當提高質(zhì)量保證金和延長質(zhì)保期以保證采購質(zhì)量。

2、強化需求論證的實用性和公正性

在實踐中，家具采購的需求論證有時不盡人意。比如，一些專家采取簽字、領(lǐng)錢、走人的不負責(zé)任態(tài)度，致需求論證質(zhì)量不高，流于形式；另外，部分專家一味滿足采購方的要求，或主觀傾向某供應(yīng)商，做出的需求論證帶有明顯傾向性，造成較多的質(zhì)疑和投訴，甚至廢標。要解決這些問題，代理機構(gòu)應(yīng)把好政策關(guān)，加強指導(dǎo)，應(yīng)在技術(shù)參數(shù)、樣品、評分標準等關(guān)鍵內(nèi)容上向采購方提出指導(dǎo)意見，必要時可征詢部分供應(yīng)商的意見后再行論證，若發(fā)現(xiàn)需求論證有實質(zhì)性問題，應(yīng)要求采購人修正。

3、科學(xué)設(shè)置技術(shù)參數(shù)

在政府采購活動中，家具采購的技術(shù)參數(shù)主要包括三個部分。一是外觀，比如，外觀尺寸允許有誤差范圍在3%-5%、盡可能規(guī)避異型或現(xiàn)場定制、外觀圖片須標注為“參考式樣”，滿足使用功能是采購人第一需求；二是材質(zhì)要求，比如，合頁是銅質(zhì)還是不銹鋼，滑軌是兩節(jié)軌還是三節(jié)軌等，以普通辦公桌為例，技術(shù)指標設(shè)置時必須明確是全實木還是全高密度中纖板，其它部分為中密度中纖板或刨花板，桌面也應(yīng)明確是仿木紙面還是木皮；三是環(huán)保要求，家具的污染源主要有甲醛、氨、苯等，國外統(tǒng)稱為TVOC，即所有室內(nèi)有機氣態(tài)物質(zhì)，代理機構(gòu)在實際操作中可要求采購方嚴格按室內(nèi)家具國家標準執(zhí)行，只要滿足國家標準才是合格產(chǎn)品。有國家標準按國家標準執(zhí)行，沒有國家標準按行業(yè)標準執(zhí)行，以便更多的投標人參與競爭。

4、靈活方便確定樣品

在政府采購項目中，關(guān)于家具樣品的分值設(shè)定，主要是為了保證生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量，包括沙發(fā)皮質(zhì)小樣和海綿小樣、木材小樣、五金件等。比如，滑軌、合頁等五金件，沿海地區(qū)一些家庭作坊能生產(chǎn)五金件同時使用不干膠商標，一些有實力的企業(yè)采用沖壓方式在五金件上壓制logo。為保證質(zhì)量，可要求投標的五金件樣品使用沖壓方式壓制logo。另外，為方便投標人，成品樣品盡量不使用大樣，若需要通過樣品查看生產(chǎn)工藝，可要求供應(yīng)商提供能反映生產(chǎn)工藝的成品小樣即可。

值得一提的是，《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部令第18號）第二十二條第二款對樣品做出明確規(guī)定，即規(guī)定要求投標人提供樣品的，應(yīng)當在招標文件中明確規(guī)定樣品制作的標準和要求、是否需要隨樣品提交相關(guān)檢測報告、樣品的評審方法以及評審標準。需要隨樣品提交檢測報告的，還應(yīng)當規(guī)定檢測機構(gòu)的要求、檢測內(nèi)容等。

5、合理設(shè)定評分標準

在綜合評分法中可適當加大樣品分值，且對樣品的評分內(nèi)容細化和量化，如細化到海綿小樣多少分、沙發(fā)皮質(zhì)小樣多少分和五金件中的合頁多少分，以減少專家的自由裁量權(quán)。

關(guān)于售后服務(wù)分值可設(shè)置為接到報修電話后到達現(xiàn)場的時間越短分值越高。若需設(shè)立售后服務(wù)機構(gòu)可要求供應(yīng)商出具對售后服務(wù)機構(gòu)的授權(quán)，提供售后服務(wù)機構(gòu)的營業(yè)執(zhí)照，且營業(yè)執(zhí)照應(yīng)有家具銷售或維修項目。另外，業(yè)績設(shè)置也是爭議不斷，根據(jù)工作實踐，關(guān)于使用單筆業(yè)績按金額大小排序更合理，不容易引起投訴。

6、合理要求交貨時間

多數(shù)家具廠家是在簽定合同后才啟動生產(chǎn)程序，采購方留足廠家的生產(chǎn)時間，以便廠家能保質(zhì)保量的生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品。對于個別采購人串通廠家搶先將要采購的家具提前做好，再在招標條件中要求投標人在不可能完成的時間內(nèi)交貨的項目，除了限制其它投標人投標外，也影響了招標投標的公平性，更容易造成廢標、串標。

7、把好驗收關(guān)

驗收是家具采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)，驗收時注意四個方面。一是看材質(zhì)，是否符合要求以及是否有仿冒等；二是看外觀、尺寸，比如，表面漆膜是否平滑、有無磕碰損壞等；三是看工藝，可以從組合部分看每個構(gòu)件之間的連接點的合理性和牢固度；四是看結(jié)構(gòu)，檢查家具的結(jié)構(gòu)是否合理，框架是否端正、牢固。另外，樣品是重要的驗收實物依據(jù)，驗收時必須照樣驗收。對于污染源的檢測，可通過國家認可的第三方機構(gòu)進行。

精準把握采購需求，辦公家具采購中采購組織單位之間要加強溝通，采購方式選擇正確，需求論證實用公正，技術(shù)參數(shù)和評分標準設(shè)定合理，把好驗收關(guān)，才能確保采購活動各方滿意。